Ideja o pridobivanju nepovratnih sredstev je v večini podjetij več kot dobrodošla in je navadno pozdravljena z odprtimi rokami. Mnogokrat podjetja nimajo realne predstave o količini in obsegu dela, ki je potrebno za prijavo, zato ni tako nenavadno, da marsikatero podjetje ob pogledu na dokumentacijo, ki jo je potrebno zbrati, pripraviti in oddati, opusti idejo o črpanju nepovratnih sredstev. Večina tistih podjetij, ki pa se kljub temu odloči stopiti na prijavno pot, jo uspešno izvede in dobi odobreno vlogo, pa kmalu ugotovi, da se priprava dokumentacije še ni zaključila – čaka jih namreč še obsežno projektno poročanje.
Razkorak med idejo in izvedbo
Projektno poročanje je tisti del izvedbe odobrenega projekta, ki je nujno potreben in je osnova, ki ministrstvu dokazuje, kako podjetje, ki je prejelo financiranje, porablja dobljeni denar. Največja težava se pogosto pojavi, ko pri dejanski izvedbi projekta pride do odstopanj od tistega, kar je bilo v projektni prijavni dokumentaciji prvotno zapisano.
Do odstopanj prihaja predvsem iz dveh razlogov. Prvi razlog je čas, ki preteče med prijavo in dejansko izvedbo projekta – velikokrat gre namreč za več mesecev razlike in to je obdobje, v katerem se znotraj podjetja zgodijo spremembe, ki lahko vplivajo na dejansko izvedbo projekta. Drugi razlog se skriva v razkoraku med idejo na papirju in dejansko izvedbo – posel je namreč živ organizem na katerega vplivajo številni dejavniki. Začrtana ideja in strategija se morata zato odzivati na spremembe v okolju in se prilagoditi nepredvidenim ali nepričakovanim situacijam, ki tekom izvedbe projekta nastajajo.
Podjetja so tako postavljena pred izziv, kako opisati potek projekta, utemeljiti morebitne spremembe in obrazložiti nepredvidene situacije, ki so med izvajanjem projekta nastali – seveda z željo, da razkorak med zapisanimi in izvedenimi aktivnostmi v okviru projekta ne bi pomenil izgubo deleža odobrenih nepovratnih sredstev.
Kako torej pristopiti k projektnemu poročanju, ko dejansko stanje izvedbe projekta odstopa od začrtane in prijavljene ter s strani ministrstva odobrene ideje?
Sprotno pridobivanje soglasij
Vsakršno spremembo – tudi najmanjšo, ki nastane v podjetju in vpliva na izvedbo projekta, mora podjetje sporočiti ministrstvu. Sporočanje sprememb samih pa ni dovolj, podjetje mora namreč hkrati tudi zaprositi za soglasje, da se sprememba šteje kot utemeljena in ne vpliva na upravičenost črpanja deleža nepovratnih sredstev, ki se nanaša na spremenjeno področje.
Zares pomembo je, da podjetje spremembe ministrstvu sporoča takoj, ko nastanejo – mnogokrat je namreč na odobritev potrebno malce počakati ali celo podati dodatne obrazložitve, utemeljitve in dokazila.
Skrbnik pogodbe
Skrbnik pogodbe je tista oseba, ki je na eni strani seznanjena z vašo projektno idejo in z delovanjem vašega podjetja ter na drugi strani z natančnimi zahtevami, željami in določili ministrstva. Skrbnik pogodbe je torej tisti, na katerega se lahko obrnete po nasvet takrat, ko sprememba v podjetju nastane, saj vas bo znal usmeriti in vam svetovati – v prvi vrsti ali je nastala sprememba sploh utemeljena in v drugi vrsti, kako jo ustrezno obrazložiti.
Oddajanje poročila
Projektno poročanje, ob predložitvi ustreznih dokazil (računov, pogodb, naročil, postopkov, itd.), sestavlja tudi opisni del izvedenih aktivnosti t.j. poročilo. Univerzalnega pravila, kako poročilo pripraviti, ni. Nekatere situacije narekujejo obširen opis izvedene aktivnosti, spet pri drugih je kratek in jedrnat povzetek stanja dovolj.
Podjetje naj se drži usmeritve, da v poročilu poroča le o aktivnostih, ki so predmet sofinanciranja – mnogokrat se namreč zgodi, da podjetje zanese in prične opisovati svoje širše poslovanje in dejavnosti, ki so posredno povezane s projektom, s tem pa povzroči zmedo pri komisiji, ki preverja oddana poročila.
Po drugi strani pa mora biti podjetje vedno pripravljeno na t.i. dopolnitve – morebitne dodatne obrazložitve, ki jih komisija zahteva k zapisani vsebini.
Da izzivi ne postanejo težave
Opisane situacije nemalokrat povzročajo podjetju dodaten stres, ki je ob rednem poslovanju in aktivnostih izvajanja projekta, popolnoma odveč. Drži, da lahko mnogo zapletov reši že en telefonski klic in pogovor s skrbnikom pogodbe. Veliko slabe volje lahko prihranite tudi s tem, ko v delovni proces predvidite in vštejete dodaten čas in energijo, ki ju boste morali nameniti projektnemu poročanju. Vedno pa se lahko obrnete tudi na zunanja svetovalna podjetja, ki imajo s področja poročanja bogate izkušnje – tako zagotovite nemoten in za vas precej manj stresen proces poročanja o izvajanju projekta.
Avtor: Renata Sinič Ornik, Tiko Pro
Vir: Finance.si